Les 4 étapes clés pour organiser votre séminaire

Les 4 étapes clés pour organiser votre séminaire

Un séminaire d’entreprise est un moment unique dans l’année que tous les employés attendent avec impatience : il s’agit de réunir tout le monde pour passer une journée riche en découvertes et sensations pour récompenser tous les collaborateurs de leur travail et investissement. Afin de faire de votre séminaire un moment inoubliable et réussi, il faut bien le préparer. Voici les 4 étapes clés pour bien organiser votre séminaire d’entreprise.

La définition des objectifs

Le séminaire d’entreprise s’introduit systématiquement avec une réunion ou les objectifs et les événements marquants de l’année écoulée sont mentionnés. De plus, les nouveaux objectifs pour l’année suivante sont annoncés et certaines récompenses distribuées aux collaborateurs qui a par exemple réalisé le meilleur chiffre d’affaires ou le plus de signatures de contrat. De ce fait, il est important de bien préparer cette réunion : le mieux est de réaliser une belle présentation sur PowerPoint pour présenter les étapes clés dans l’ordre.

Choisir un thème et un budget

Après la réunion, place à la détente et la bonne humeur ! Pour organiser votre séminaire, il vous faudra donc tout d’abord prévoir un budget pour l’ensemble des prestations à savoir les repas, les boissons et les animations, ainsi que la location de la salle où devra se dérouler l’événement.

En fonction des prestations et des envies, le budget pourra vite grimper alors n’hésiter pas à comparer les prix par exemple chez les différents traiteurs. Il faudra ensuite choisir une thématique qui pourra rythmer le séminaire tout au long de l’année. Par exemple sport et vitesse seront un thème si vous avez décidé de mettre en place des ateliers sportifs ou les équipes devront battre le meilleur record en termes de temps. Le thème doit motiver vos collaborateurs et donner envie de se laisser entrainer par les ateliers ou jeux.

Choisir la date

Une fois tout définis au niveau de l’organisation, choisissez la date où et quand le séminaire devra avoir lieu. Prévoyez large afin que tous les collaborateurs puissent prévoir la date et se rendre disponibles : un ou deux mois à l’avance seraient parfaits. Communiquez en amont sur l’évènement, mais n’en dites pas de trop : une part de mystère doit rester quant aux différentes activités qui vont avoir lieu. Vous pouvez même imaginer une devinette pour que vos collaborateurs puissent imaginer ce qui les attend.

Répéter et synchroniser son séminaire d’entreprise

La veille de l’événement, nous vous conseillons de vous rendre sur le lieu ou devra se tenir votre séminaire d’entreprise afin de vérifier si tout est bien en place : l’équipement pour le traiteur, la décoration, les ateliers sportifs ou de jeux, vérifier si les installations électriques fonctionnent par exemple le tableau de présentation et projection, les éclairages…

Vérifiez qu’il y ait assez de chaises voir de tables et si des boissons sont prévues à chaque place ou même des feuilles et stylos pour que vos collaborateurs puissent prendre des notes. Si tout est OK, il n’y a plus qu’à profiter de cette journée unique avec tous vos collaborateurs : profitez-en pour apprendre à connaître certains d’entre eux qui viennent d’arriver en entreprise ou de renforcer vos liens avec les plus anciens !

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